Documenten Ordenen

     Verdeel je documenten in bakken

      Koop een paar ordners, een setje tabbladen en een aantal bakken om documenten tijdelijk in te
      bewaren. Veel boekhouders adviseren (ongeveer) het volgende systeem, waarbij je een 
      onderscheid maakt tussen zowel inkomende en uitgaande documenten. De inhoud van de bakken  
      is bedoeld om de dagelijkse post en andere documenten snel te sorteren.

      Je maakt zeven bakken:

     1.       Uitgaande facturen. Hierin komen de documenten die je nodig hebt om deze op te maken.

          Bijvoorbeeld de urenlijsten per project waar je aan werkt.

     2.       Inkomende facturen. Hierin bewaar je tijdelijk de rekeningen van leveranciers die je zelf
               moet betalen.

     3.       Contante uitgaven, ook wel genoemd: kas. Hierin komen alle bonnen van contante
               betalingen.

     4.       Rekeningen die betaald zijn via je privérekening (bijvoorbeeld een telefoonrekening).

     5.       Alle bank- en giroafschriften.

     6.       Belastingzaken.

     7.       Contracten en vergelijkbare documenten die met opdrachtgevers
               en leveranciers verband houden maar niet met belastingzaken.
 
 

    Van bakken naar een ordner

     Je bewaart de documenten tijdelijk in de bakken. Uiteindelijk verhuizen ze allemaal naar
     verschillende secties van een ordner, gescheiden door tabbladen. Deze ordner lever je eens per
     kwartaal in bij je boekhouder voor de aangifte BTW, tenzij je die zelf verzorgt.

     De verhuizing van je documenten naar een ordner is eenvoudig voor de bak met uitgaande
     facturen (1), belastingzaken (6) en contracten (7). Deze hevel je op gezette tijden over naar de
     corresponderende sectie in je ordner. Eens per kwartaal moet je dit minimaal doen, maar eens per
      maand is beter.

 
-    Maak de uitgaande facturen (1) op basis van wat er in de bak uitgaande facturen zit
 
     (urenlijsten bijvoorbeeld). Verstuur de facturen en stop een kopie ervan in de
 
     corresponderende sectie van je ordner. Orden ze op nummer.

 
-   Splits de bak met belastingpapieren (6) door middel van tabbladen naar secties over,
    BTW, inkomstenbelasting, VAR, ziektekosten en een sectie algemeen (voor belastingzaken die
    niet in een van deze categorie